Qué es la administración de empresas

La administración de empresas se podría definir como la metodología y praxis aplicadas para conseguir que el uso de los recursos sea óptimo. O, dicho de otra manera, en el saber hacer para conseguir que tu gestión sea la correcta. El Bachelor en Administración de Empresas trata sobre estas cuestiones. 

Es importante señalar, por un lado, que la administración responde a una metodología. Por lo tanto, y con carácter general, hay que seguir unos protocolos, la administración no es improvisación. En segundo lugar, e igualmente relevante, es que la metodología se plasma en la práctica. No hay administración racional sin una metodología que ha de ser lógica y racional, cuanto más mejor. Lo que sí hay que señalar es que existen distintos modelos según el sector y la cultura empresarial. 

La administración empresarial existe, en realidad, desde la Antigüedad. Hay que recordar, por ejemplo, que la escritura nace en Mesopotamia con la funcionalidad de registrar transacciones comerciales. Por lo tanto, siempre ha habido un elemento de racionalidad y metodología. Lo que sucede es que en los últimos dos siglos la especialización ha requerido más detalle. 

Ahora bien, para conseguir que la administración empresarial sea exitosa, conviene atender a una serie de cuestiones. Aquí las enumeraremos, siendo todas igualmente importantes.

¿Cuáles son las funciones de un administrador de una empresa?

El administrador de una empresa suele coincidir con la gerencia y puede, o no, ser el propietario. En las PYMES es frecuente, mientras que en grandes empresas estas figuras se disocian.

Las principales funciones de un administrador de empresas son estas:

Función 1: organizar los recursos

Las empresas tienen unos recursos (humanos, capital, mercancías, inmuebles...) y la función del administrador es organizarlos de manera que se cumplan los objetivos de esta. A la pregunta, qué hace un administrador de empresas, podríamos empezar con esta respuesta en general. 

Función 2: establecer los objetivos

La mayoría de las empresas se rigen por un Plan de Negocio. En muchos casos, este plan viene de la Administración, sobre todo en PYMES.

En cualquier caso, y aunque el administrador no sea el encargado de redactar el Plan de Negocio, su criterio sí se tiene en cuenta. 

Función 3: supervisar el funcionamiento de la empresa

La administración tiene que supervisar cotidianamente el trabajo de los distintos departamentos de la compañía. Esto sirve para tomar decisiones y, también, para corregir aquello que se haga de forma deficiente. 

Función 4: representar a la empresa

Las funciones de representación de la empresa consisten en firmar la mayoría de los documentos en nombre de la misma, tanto con la administración pública como con clientes y proveedores. 

Otra vertiente de la representación es la institucional, en el sentido de reunirse físicamente. El administrador es, también, la imagen de la compañía y quien negocia en su nombre. 

Las principales características de la administración de empresas

La administración empresarial tiene una serie de características propias para que se pueda considerar como tal. Las principales cuestiones son las siguientes, toma nota:

Analítica interdisciplinar

La analítica interdisciplinar es una premisa previa y consiste en tratar a la empresa como un todo teniendo en cuenta sus distintas áreas. Y esto vale en todos los casos, independientemente de las personas que estén trabajando en la misma.

Por ejemplo, en una PYME hay que gestionar la parte comercial, pero también la de contabilidad. Esto obliga, necesariamente, a que las analíticas que se hagan tengan en cuenta todos los factores. La división funcional de las empresas en departamentos responde, precisamente, a este afán. Por lo tanto, esta es una cuestión imprescindible a tener presente.

Esta es una de las razones por las que, en los últimos años, han ganado protagonismo los ERP. Los criterios analíticos, en tiempos de Big Data, tienen que ser exactos, y el software especializado ayuda.

Planificación previa

La planificación previa es otro de los elementos distintivos de la administración empresarial. Y eso es algo que hay que hacer antes de abrir el negocio, pero también cuando este está realizando la actividad.

Lo normal es que, antes de abrir un negocio, se haga un Plan de Negocio que indique objetivos. Ahora bien, y una vez que la empresa esté funcionando, también procede realizar proyecciones de futuro, tanto de un ejercicio a otro como a largo plazo. Lo que sí es evidente es que hay que reducir el margen de improvisación a la mínima expresión.

Huelga decir que esta planificación tiene que basarse en cifras y estimaciones objetivas; de lo contrario, estaríamos ante otra metodología. 

Establecimiento jerárquico de prioridades

El establecimiento jerárquico de prioridades es otra de las cuestiones básicas para realizar una buena administración. No todo tiene la misma importancia.

Establecer una jerarquía de prioridades sirve, sobre todo, para no perder el tiempo y asignar los recursos de forma adecuada. Por lo general, lo más importante es el área de ingresos y ventas, aunque puntualmente se pueda dar mayor protagonismo a otras áreas. Además, tendrás que asegurarte de que esas directrices sean asumidas por los gestores de la empresa y por los distintos departamentos; es aquí donde la funcionalidad del organigrama toma una importancia decisiva. 

El mejor consejo que podemos dar al respecto es que, desde un principio, se conozcan las prioridades. Y, si hay que cambiarlas sobre la marcha, se puede hacer, pero siguiendo criterios conmensurables.

Referencias temporales claras y reconocibles

Las referencias temporales son otro de los requisitos y características de una administración racional. Y sin ellas, es difícil poder realizar una gestión eficiente.

Lo primero que se requiere es que las referencias temporales sean claras para saber a qué atenerse. Esto es, que establezcas una medida de futuro si planificas algo. Lo más habitual es hacerlo de año en año, pero también se puede hacer por meses, días o incluso varios años. La idea sea como fuere, es que esta cuestión sirva y sea útil para los objetivos de la compañía. 

Por otra parte, esas referencias temporales han de ser reconocibles y aceptadas. Por lo tanto, has de utilizar una nomenclatura que en tu ámbito empresarial se reconozca como válida. Quizás en una start-up no tiene mucho sentido realizar planes a 10 años…

Capacidad de revisar resultados y modificar 

La revisión de resultado es otro de los elementos centrales en las tareas de administración. Y en los últimos años, esto se ha hecho más fácil gracias a las herramientas informáticas.

La comparativa de resultados y el cálculo te permitirá saber si vas en la dirección adecuada. Por otra parte, cuanto mayor sea el nivel de detalle, mejor para ti porque sabrás cuáles son las áreas que van bien y aquellas en las que procede realizar cambios. No hay que tener miedo a realizar un cambio en la corrección si está debidamente justificado. De hecho, esta es una de las mejores maneras de evitar problemas y salvaguardar los intereses de la empresa.

Y finalmente, has de saber que los cambios se tienen que realizar si son necesarios. Esto tiene que ser así, incluso si se hace necesario modificar la planificación inicial. 

Conclusión

La administración de empresas es hoy básica para que un negocio funcione bien, sean cuales sean sus dimensiones. No ha de extrañar, pues, que sea una disciplina de gran importancia en las universidades y para los directivos. Hoy este es un tipo de formación que te puede interesar, tanto para trabajar como para gestionar tu propia empresa.