ca
7 aspectes clau sobre l'administració i finances
Els 7 aspectes clau sobre l'administració i finances per marcar la diferència
És important saber que, per tenir èxit, complir tots aquests principis és una condició sine qua non. Això no farà que l'empresa sigui rentable, però sí que ho facilitarà. I, el que és més important, aquesta informació serveix per a qualsevol sector d'activitat.
Aquesta àrea, que està relacionada parcialment amb les qüestions comercials, implica la capacitat de gestionar bé tots els recursos dels que disposem. Ara bé, cal que tinguis en compte que les empreses són un tot interconnectat.
Els principals aspectes clau de l’administració i finances que has de tenir en compte perquè funcionin són els següents:
- Segueix una metodologia clara i reconeixible
La metodologia és imprescindible per administrar bé, no només les finances, sinó també els Recursos Humans i els aprovisionaments.
Primer, has de tenir unes pautes d'acció clares i que es puguin reconèixer a la teva política, és a dir, uns estàndards. Un altre aspecte no menys important és que has de planificar les teves accions i agafar com a referència un marge temporal suficient per fer la comparativa. El que sí és important és que aquesta metodologia només es modifiqui a mitjà termini, i per una bona raó. L´administració d´una empresa no es pot dur a terme mai mitjançant pressentiments.
En definitiva, comptar amb una disciplina i un mètode és consubstancial a una bona administració.
- Valora convenientment els riscos
Prendre riscos és inherent a l'activitat empresarial... però també ho és minimitzar-los tant com puguis.
La idea és ben simple: prendre riscos només quan consideris que val la pena per als objectius de la companyia. I això suposa mesurar-los, tenint en compte els avantatges i els inconvenients, així com el context econòmic o sectorial. Al cap i a la fi, també s’ha de valorar el cost d'oportunitat de no córrer un risc. Tots aquests elements et permetran prendre la decisió correcta.
Per tant, un bon administrador sabrà quan està prenent un risc i, el que és més important, si val la pena fer-ho.
- Estalvia
L´estalvi és una virtut convenient en tots els àmbits de la vida, però molt més en l´administració i finances.
Estalviar o tenir un romanent és positiu per diverses raons. En primer lloc, perquè es poden afrontar despeses imprevistes i no carregar la companyia amb interessos addicionals. El segon motiu és que l'empresa no estarà sotmesa a tensions de tresoreria. Finalment, perquè podràs fer inversions amb garanties i sense haver d’endeutar-te.
El que és ideal, si l'empresa va bé, és que estalviïs un percentatge anual que quedi com a romanent.
- Informa't bé abans de prendre decisions
La informació és poder, i en l´administració d´empreses també. Per aquest motiu, és bo tenir en compte algunes qüestions.
Quan et vulguis informar, has de cercar fonts de referència fiables. Generalment, és bo prendre dades oficials, però de vegades existeixen d’altres que són més confiables. I, per descomptat, no dubtis en comparar si ho consideres necessari, per tal de prendre bones decisions.
Hi ha operacions que són mecàniques o repetitives, però quan es tracta d'una compra, demanar finançament o conèixer els interessos que es paguen, informar-se és clau per a administrar bé.
- Utilitza eines informàtiques
L’ús d´eines informàtiques és ja una necessitat en totes les empreses, però no és redundant fer algunes consideracions.
En primer lloc, la informatització hauria d’arribar a tots els àmbits de l'empresa. L’Internet of Things (IoT) permet que diversos objectes es puguin connectar a un sensor i transmetre informació. Per tant, convé que facis una avaluació prèvia d´aquelles activitats que es puguin informatitzar. Aquest procés, d´ús conscient, augmentarà les probabilitats d'èxit.
En segon lloc, i de forma complementària, el software que utilitzis és fonamental. Avui existeixen diversos ERP (Entreprise Resource Planning) i convé que puguis triar aquell que s'adapti millor a les teves necessitats. És una bona idea assessorar-se amb una empresa especialitzada per a la implementació.
- Fes ús del Big Data
El Big Data és l´anàlisi intensiu de dades, i avui una bona administració l’ha de fer amb freqüència. Això implica que has de tenir bones eines que et permetin fer l'analítica ràpidament.
D'altra banda, has de tenir present que, per molt bones que siguin les eines de les quals disposes, has de saber fer la interpretació correcta. Per tant, convé que t’asseguris que el teu personal està qualificat. Això, a llarg termini, influirà positivament en els teus resultats. Un exemple pràctic és la comprovació del teu historial de despeses i pagaments, per minimitzar-los.
Recorda que les dades són or, doncs permeten prendre decisions en la bona direcció. I això, a la llarga, redunda en benefici de la competitivitat de la teva empresa.
- Evita les tensions de tresoreria
Evitar les tensions de tresoreria és un altre dels aspectes centrals que s'han de tenir en compte. Recorda que una diferència negativa entre les despeses i els ingressos suposa problemes per descoberts i interessos addicionals.
El millor consell que es pot donar és comptar amb una planificació prèvia, ja sigui mensual, trimestral o anual, de les despeses i els ingressos. I, per descomptat, i com a principi general, és aconsellable avançar els cobraments i endarrerir els pagaments, sempre dins de límits raonables. Això, que és bàsic, s’ha de recordar perquè moltes empreses fan fallida per no tenir-ho en compte.
Recorda que les tensions de tresoreria són un símptoma clar de l´existència de problemes d’administració. En conseqüència, i per no entrar dins d'un cercle viciós, aquesta és una part fonamental.
Conclusió
Conèixer els aspectes clau de l’administració i finances és convenient, i aquests han de seguir uns principis clars com els que hem mencionat. Ser eficient i administrar bé és possible si saps com fer-ho i si, per descomptat, compleixes amb una metodologia. És bo comptar amb una formació específica i amb coneixements, perquè així serà més fàcil assolir els teus objectius.